견적서는 법으로 서식이 정해진 문서가 아닙니다. 빠진 칸이 있다고 반려되는 일도 없습니다. 그래서 처음 쓰는 사람은 무엇을 적어야 할지 감이 오지 않습니다.
그런데도 항목이 관행으로 굳어져 있는 이유는 하나입니다. 나중에 「그 값이 아니었다」는 말이 나왔을 때 꺼내 보는 종이가 견적서이기 때문입니다. 칸마다 그 다툼을 막으려고 생긴 자리가 있습니다.
반드시 들어가는 항목
| 항목 | 없으면 생기는 문제 |
|---|---|
| 공급자 상호·사업자등록번호·연락처 | 누가 낸 견적인지 특정되지 않습니다 |
| 받는 쪽(공급받는 자) 상호 | 다른 업체에 낸 견적과 섞입니다 |
| 견적일자 | 유효기간의 기준점이 사라집니다 |
| 품목·규격 | 「그 사양이 아니었다」는 다툼이 생깁니다 |
| 수량·단가 | 물량이 바뀌었을 때 재계산 근거가 없습니다 |
| 공급가액·부가세·합계 | 부가세 포함 여부로 10%가 흔들립니다 |
| 유효기간 | 몇 달 전 가격을 그대로 요구받습니다 |
이 중에서 가장 많이 비우는 칸이 규격입니다. 「사무용 의자 10개 8만원」은 견적이 아닙니다. 8만원짜리와 12만원짜리가 둘 다 「사무용 의자」이기 때문입니다. 모델명·재질·크기 중 하나라도 적어 두면 됩니다.
공급가액·부가세·합계를 나누는 이유
공급가액은 물건이나 용역 자체의 값(수량 × 단가), 부가세는 그 10%, 합계는 실제로 받을 돈입니다.
문제는 단가에 부가세가 들어 있는지를 정하지 않고 쓸 때 생깁니다. 포함 금액을 단가 칸에 넣으면 세금이 두 번 붙어 합계가 10% 부풀어 오릅니다. 포함가에서 공급가액을 거꾸로 구하려면 포함가 ÷ 1.1 입니다. 110,000원이면 공급가액 100,000원, 부가세 10,000원입니다.
도서나 일부 교육용역처럼 면세 품목이라면 부가세 칸이 0이어야 합니다. 비고란에 「면세 거래로 부가세 없음」을 적어 두면 오해가 없습니다.
「일금 삼십삼만원 정」은 왜 쓰나
합계 옆에 한글로 금액을 한 번 더 적는 관례가 있습니다. 오래된 격식처럼 보이지만 실은 숫자를 고쳐 쓰는 일을 막는 장치입니다.
숫자 330,000은 앞에 한 자만 덧붙이면 3,330,000이 됩니다. 반면 「삼십삼만원」은 그렇게 늘릴 수 없습니다. 앞의 일금은 금액이 여기서 시작한다는 표시이고, 끝의 정은 뒤에 숫자를 더 붙이지 못하게 막는 마개입니다. 그래서 「일금 삼십삼만원 정」 사이에는 빈 자리가 남지 않아야 합니다.
숫자와 한글 금액이 서로 다르면 어느 쪽이 맞는지 다투게 됩니다. 인쇄 전에 두 값을 눈으로 한 번 맞춰 보는 습관이 안전합니다.
유효기간은 파는 쪽을 지킨다
유효기간을 적지 않은 견적서는 기한 없는 약속이 됩니다. 자재비가 올랐는데 반년 전 견적을 들이밀며 그 가격을 요구받는 일이 실제로 흔합니다.
국내 실무에서 흔한 기준은 7일(철강·유류처럼 원자재 가격이 자주 움직이는 품목), 15일(가장 흔한 기본값), 30일(검토에 시간이 걸리는 B2B 거래)입니다. 관공서 입찰처럼 절차가 긴 경우에는 상대가 요구하는 기간에 맞춥니다.
기간이 지난 견적은 다시 받는 것이 원칙입니다. 보내기 전에 이 날짜만 한 번 더 확인하면 됩니다.
견적서는 계약서가 아니다
견적서를 보냈고 상대가 「진행하겠다」고 답했다면 계약이 성립할 수 있습니다. 견적서는 보통 청약이나 청약의 유인으로 보고, 상대의 승낙이 있으면 합의가 있었다고 판단될 수 있기 때문입니다.
그렇다고 계약서를 대신하지는 못합니다. 견적서에는 납기·하자보수·지체상금·대금 지급 시기가 들어 있지 않습니다. 금액이 크거나 기간이 긴 일이라면 별도 계약서를 쓰는 편이 안전합니다. 여기 적은 내용은 일반적인 실무 기준이며, 개별 사안의 법적 판단은 변호사나 세무사에게 확인하는 것이 좋습니다.
직인은 필수가 아니다
견적서에 도장이 반드시 있어야 하는 것은 아닙니다. 다만 상호와 대표자 이름 옆에 직인이 있으면 회사가 공식적으로 낸 문서라는 인상을 주기 때문에 실무에서 널리 쓰입니다.
전자 파일로 보낼 때는 배경이 투명한 PNG 도장 이미지를 PDF 위에 얹는 방법이 있습니다. 배경이 흰색이면 도장 주변에 흰 네모가 생겨 오려 붙인 티가 납니다.
도장 이미지는 유출되면 남이 회사 이름으로 찍을 수 있습니다. 메신저 대화방이나 공유 폴더에 남겨 두지 않는 편이 안전합니다.