「영수증 주세요」라고 했더니 거래명세서를 받았고, 세무사에게 넘기니 「이건 증빙이 안 됩니다」라는 말을 듣습니다. 세 문서가 이름만 비슷하고 하는 일이 다르기 때문입니다.
한 줄로 나누면 이렇습니다. 거래명세서는 우리끼리의 확인서, 세금계산서는 세무상 증빙, 영수증은 돈을 받았다는 표시입니다.
셋의 성격 차이
| 문서 | 근거 | 역할 | 매입세액 공제 |
|---|---|---|---|
| 거래명세서 | 관행 | 무엇을 언제 얼마에 줬는지 확인 | 안 됨 |
| 세금계산서 | 부가가치세법 | 국세청에 신고되는 세무 증빙 | 됨 |
| 간이영수증 | 관행 | 금전을 받았다는 사실 기재 | 안 됨 |
중요한 것은 거래명세서와 세금계산서가 대체 관계가 아니라는 점입니다. 납품할 때 물건과 함께 거래명세서를 건네 인수 확인을 받고, 세금계산서는 별도로 발행합니다. 과세 사업자가 사업자에게 재화나 용역을 공급하면 세금계산서 발행 의무가 있고, 거래명세서로 대신할 수 없습니다.
세금계산서만 매입세액 공제가 되는 이유
부가가치세는 사업자가 최종적으로 부담하는 세금이 아닙니다. 받은 부가세(매출세액)에서 낸 부가세(매입세액)를 빼고 차액만 냅니다. 그래서 「내가 부가세를 냈다」는 사실을 국세청이 확인할 수 있는 형태로 남겨야 합니다.
세금계산서는 발행하면 국세청에 자료가 넘어갑니다. 전자세금계산서라면 실시간에 가깝게 집계되니 양쪽 자료를 맞춰 볼 수 있습니다.
반면 수기 간이영수증은 국세청에 아무 자료도 남기지 않습니다. 종이 한 장이 있을 뿐이고 얼마든지 만들어 낼 수 있습니다. 그래서 공제 대상에서 빠집니다.
지출 증빙으로 인정되는 것 네 가지
사업자가 비용으로 처리하려면 세법이 정한 증빙을 갖춰야 합니다. 여기에 들어가는 것은 네 가지입니다.
- 전자세금계산서 — 사업자 간 거래의 기본. 매입세액 공제까지 됩니다
- 계산서 — 면세 사업자와의 거래. 부가세가 없으니 공제도 없습니다
- 신용카드 매출전표 — 사업용 카드로 결제하면 별도 서류 없이 증빙이 됩니다
- 현금영수증 — 현금 결제 시 사업자등록번호를 넣어 지출증빙용으로 받으면 카드와 같습니다
현금영수증은 발급받을 때 「소득공제용」과 「지출증빙용」을 고르게 합니다. 사업자가 비용으로 쓸 것이라면 반드시 지출증빙용이어야 합니다. 소득공제용은 개인 연말정산 자료로만 잡힙니다.
3만원 기준이 뜻하는 것
「3만원 이하는 영수증으로 된다」는 말이 흔히 돌아다닙니다. 정확히는 건당 3만원을 넘는 거래에서 위 네 가지 증빙 없이 비용을 넣으면 가산세가 붙을 수 있다는 뜻입니다.
- 3만원 이하 — 수기 영수증이나 간이 지출 기록으로 넘어가는 것이 일반적인 실무
- 3만원 초과 — 정규 증빙을 갖추지 않으면 증빙불비 가산세 대상
「3만원 이하면 아무 서류도 필요 없다」는 뜻이 아닙니다. 지출 내용을 확인할 수 있는 기록은 남겨야 합니다. 접대비처럼 금액과 별도로 더 엄격한 규정이 적용되는 항목도 있습니다.
업종과 거래 성격에 따라 세부 기준과 예외가 다릅니다. 금액이 크거나 판단이 서지 않으면 담당 세무사나 관할 세무서에 확인하는 것이 좋습니다. 여기 적은 내용은 일반적인 기준입니다.
거래명세서가 쓸모 있는 자리
거래명세서는 세무상 힘이 없지만 실무에서 빼면 곤란합니다. 하는 일이 「무엇을 언제 얼마에 줬다」는 사실의 기록이기 때문입니다.
- 납품 수량이 맞는지 받는 쪽이 현장에서 확인하고 서명
- 부분 납품일 때 어디까지 들어갔는지 추적
- 세금계산서는 월 단위로 묶어 발행하는 경우가 많아, 건별 내역은 여기에만 남음
그래서 같은 내용을 두 장 만들어 양쪽이 하나씩 갖는 관행이 있습니다. 「공급자 보관용 / 공급받는자 보관용」이 그것입니다.
개인 간 거래에서는 영수증이 답이다
세무와 무관한 자리에서는 간이영수증이 제 역할을 충분히 합니다.
중고 물건을 개인에게 팔 때, 동호회 회비를 정산할 때는 애초에 세금계산서를 발행할 수 없습니다. 사업자가 아니기 때문입니다. 이때 필요한 것은 누가 누구에게 언제 얼마를 줬다는 기록이고, 영수증이 정확히 그것입니다.
이런 영수증에는 금액·날짜·품목과 함께 양쪽 이름과 연락처를 적어 두는 편이 낫습니다. 다툼이 생겼을 때 그 종이만으로 상대를 특정할 수 있어야 쓸모가 있습니다. 날짜를 실제 거래일과 다르게 적으면 사실과 다른 기록을 만드는 일이 되니, 늦게 작성했다면 작성일과 거래일을 나눠 적으면 됩니다.